aif.ru counter
385

Как организовать деловую поездку по всем правилам

Еженедельник "Аргументы и Факты" № 25. Аргументы и факты в Украине 22/06/2011 Сюжет Работа, работодатель, права

Но с каждым годом рынок труда становится все мобильнее, предприятия расширяют сферу своей деятельности, и в любой момент даже спокойная работа системного администратора может потребовать поездки в другой город. Командировочная наука – тонкая, так что, тут без знания прав и обязанностей работнику не обойтись.

Сроки

Длительность командировки определяет руководитель предприятия, однако она не может составлять более 30 дней в пределах Украины и 60 дней – за рубежом. Но есть и исключения:

- Командировка для монтажных, ремонтных, строительных работ может длиться столько, сколько потребуется для их окончания. Но данные работы, если они происходят в соответствии с внешнеэкономическим контрактом (договором), не могут длиться больше года.

- Сроки командировок научных и научно-педагогических работников как внутри Украины, так и за границу, могут составить до полугода, а поездки аспирантов и докторантов – два месяца.

- При деловой поездке за рубеж работники авиационных компаний могут отсутствовать полгода, военнослужащие, налоговики, правоохранители, которые отправляются на учебу, повышение квалификации и т. п. – на 90 дней.

Не следует забывать, что в сроки командировки как два самостоятельных дня включаются дни отбытия и прибытия.

Деньги

- Зарплата. Работнику, который находится в командировке, должны платить зарплату, предусмотренную трудовым или коллективным договором. По просьбе сотрудника ему должны перечислять эти деньги по почте (за счет предприятия) или на карточный счет.

- Возмещение расходов. Также ст. 121 Кодекса законов о труде предусматривает компенсацию расходов на проезд (туда и обратно) и проживание. Для бюджетных организаций Кабмин вводит ограничения на оплату жилого помещения (в пределах Украины – 250 грн, а стоимость проживания за границей зависит от страны). Руководители же частных предприятий определяют максимальные объемы на свое усмотрение. Список расходов, которые предприятие гасит при заграничной командировке, еще шире. Например, за счет работодателя происходит оформление загранпаспорта, виз, оплата комиссий при обмене валюты и всех необходимых страховых полисов.

- Суточные. Правительство установило для бюджетников максимальный размер суточных расходов – 30 грн (для зарубежных поездок сумма опять же варьируется в зависимости от страны). Однако работникам частных компаний могут платить и больше. По Налоговому кодексу (ст. 147, п. 1.7), суточные в пределах Украины не должны быть больше 0,2 размера минимальной зарплаты (на 1 января текущего года), а для командировок за границу – не выше 0,75 «минималки». То есть в 2011 году максимальные размеры суточных ограничены 188,2 грн в Украине и 705,75 грн – за рубежом.

Нюансы работы

- Режим. На работника распространяется режим того предприятия, куда он прибыл в командировку. То есть начало рабочего дня, обед, выходные дни и пр. придется пусть и временно, но перенимать, иначе вам могут сделать выговор или засчитать прогул. В «Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границей» прописано, что за командировку в выходные или праздничные и нерабочие дни сотруднику положена компенсация. Если же в командировку отправляют в выходной день, то после возвращения можно требовать отгул.

- Больничный. Во время деловой поездки никто не застрахован от болезни. По законодательству, до тех пор, пока человек не сможет приступить к своим обязанностям, ему должны оплачивать жилье и суточные. Также ему на общих основаниях оплачивают больничный. Так что, в этом случае самолечением обойтись не удастся, и факт болезни должен будет засвидетельствовать врач.

- Возвращение на работу. В нашем законодательстве эта процедура детально не прописана. В ответ на вопрос, должен ли командированный прийти на основное место работы в день прибытия из командировки, в Инструкции сказано, что это должно решаться правилами внутреннего трудового распорядка. То есть прежде чем отправляться в поездку, это следует уточнить у руководителя. Однако юристы высказываются в пользу работника. По их мнению, раз день прибытия из командировки считается ее частью, то обвинить сотрудника в прогуле будет практически невозможно.

Отчеты

Со сметой расходов во время командировки руководство предприятия долж-но ознакомить работника еще перед поездкой. Все нюансы возмещения нужно оговаривать уже на этом этапе. Лишь немногие предприятия согласятся оплачивать поездки на такси, питание за пределами отеля, алкоголь, табак, чаевые официантам и прочее. Но если расходы и вызовутся возместить, вас долж-ны предупредить о том, какие подтверждающие документы вы должны предоставить: билеты, чеки, платежки, счета. Кстати, сейчас в качестве отчетного документа принимается электронный авиабилет. Однако Министерство финансов требует, чтобы к нему также прилагались и посадочные талоны.

Отчет об использовании денежных средств сотрудник должен подать не позднее чем через 5 дней после окончания командировки. В некоторых компаниях, в частности в МТС, предусмотрена специальная система напоминаний по электронной почте, где указываются сроки сдачи отчета и необходимые документы. Это очень удобно.

По данным отчета работодатель определит, не расходовались ли выделенные на командировку деньги излишне. Если такие статьи расходов будут обнаружены, выданные предприятием деньги придется вернуть в кассу.

Экономия

Главная цель командированного – сэкономить суточные. Но некоторые умудряются и подзаработать за счет предприятия.

- Поездки. Минимум поездок на такси – максимум на городском транспорте. Все билеты сохраняем, поскольку эти расходы, как правило, гасят все предприятия.

- Еда. Даже в пятизвездочный отель за рубежом вам позволят приносить пакеты из супермаркета. Значит, вместо ресторанов и баров, в целях экономии, следует выбрать этот вид питания.

- Чеки. Это прямой и не очень чест-ный способ заработать на лояльном к своим сотрудникам работодателе. Если он готов оплатить все счета из командировки, можно начать коллекционировать чеки от прачечных, интернет-кафе, фитнес-клубов и т.д.

- Жилье. Еще менее честным, но вполне реальным способом заработать является пересдача номера. При известной коммерческой хватке и повышенном спросе можно пустить в свой номер других постояльцев, а самому снять дешевую квартиру или комнату.

Коммандировка по-новому

Слышала, что в новом Налоговом кодексе изменились требования по оформлению командировок. Как этот процесс сейчас выгля-дит на предприятиях и что нужно знать, чтобы не попасть впросак?

Алла Немешаева, Донецк

К одной из самых командировочных относится и сфера телекоммуникаций, поэтому за комментариями мы обратились к мобильному оператору МТС. Рассказывает Наталья БЕРЕЗА, директор по управлению персоналом МТС:

- Во-первых, теперь перед командировкой должны выдать документы о том, что ваша поездка связана с основной деятельностью компании. Только тогда командировка будет считаться служебной, а значит – вам вернут расходы. Еще один важный момент: во время выдачи аванса перед командировкой узнайте, какие расходы оплачивает компания, чтобы потом не было неприятных «сюрпризов». Например, покупка сувениров и других вещей, не связанных с целью поездки, конечно же, дело каждого. А вот максимальный «набор», за который платит компания, - это гостиница, билеты, затраты на общественный транспорт, такси. Наши сотрудники получают еще и суточные – чтобы комфортно чувствовали себя в другой стране или городе.

Чтобы компания «погасила» командировочные расходы, после поездки нужно предоставить в бухгалтерию соответствующие документы. То есть помимо командировочного удостоверения или копии паспорта с отметками о пересечении границы – если ездили за границу, – нужно добавить использованные ж/д и/или авиабилеты, подтверждение об оплате гостиницы (при условии, что она оплачивалась самим сотрудником на месте), билеты на общественный транспорт, чеки за уплату такси и т. д. При этом сотрудника нужно предупредить о последствиях нарушения порядка и сроков отчетности.

В МТС в среднем командировка длится 4-5 дней. Если говорить о самых «командировочных» профессиях, то это инженеры по обслуживанию базовых станций и сайтов, эксперты по продажам и обслуживанию абонентов и водители-экспедиторы. До места назначения наши сотрудники чаще всего добираются поездом в купе. Ну, а если нужно прибыть на место очень срочно, - самолетом или другими видами транспорта.

В компании есть рабочая инструкция по командировкам. В ней прописаны порядок оформления командировки, как отчитываться, лимиты по затратам на проживание и проезд. Каждый сотрудник перед тем как отправиться в командировку, получает по электронной почте такую «памятку». А по возвращении ему приходит письмо с напоминанием сдать отчет в течение трех дней. Это очень удобно и помогает избежать многих ненужных вопросов и недоразумений.

Смотрите также:

Также вам может быть интересно

Loading...

Топ 5 читаемых